Excel | 5 dingen waaruit blijkt dat je een Excel-ninja bent

Ben jij een echte Excel Ninja? Of wil je er eentje worden? Dan moet je toch wel behoorlijke basisvaardigheden hebben. Een aantal van die vaardigheden worden hieronder besproken.

 


 

Dromen over Verticaal Zoeken

Verticaal zoeken kan ik inmiddels wel dromen (doe ik niet gelukkig) en als echte Excel Ninja kan je natuurlijk niet zonder. Verticaal zoeken heb ik al vaker uitgebreid beschreven dus dat gaan we hier niet doen. Ik heb wel een paar linkjes voor je om je op weg te helpen.


 

 


 

Opschonen van data

Een Excel Ninja moet ook instaat zijn om data op te schonen en te analyseren. Het analyseren van data heb ik al eens kort beschreven, daar lees je hier (Data analyse en beschrijvende statistiek in Excel) meer over. Het opschonen van data kan op verschillende manieren. Zo kun je last hebben van onbruikbare karakters en vervelende spaties of worden getallen als tekst weergegeven. Zo zijn er nog 100 voorbeelden van wat er mis kan zijn met de data. Gelukkig zijn er zijn een aantal wapens die je kunt gebruiken om dit soort problemen te bestrijden.

Een mogelijkheid om bijvoorbeeld spaties te verwijderen kan je met de functie =SPATIES.WISSEN() uitvoeren. Let wel op dat je hiermee ALLE spaties verwijderd. Dat is niet altijd gewenst.
Met =WISSEN.CONTROL() verwijder je alle niet afdrukbare tekens uit een tekst / cel en met =SUBBSTITUEREN() kan je delen van teksten vervangen met een nieuwe tekst zonder dat je hoeft te knippen en plakken.

Met =WAARDE() zet je tekst om naar getallen. Dit is handig waarneer je getallen zijn opgeslagen als tekst en deze niet kunt gebruiken om te rekenen.

 

Opschonen van getallen

Opschonen van getallen gaat op een soort gelijke manier maar wel met andere functies.

Één daarvan is de functie =ABS() (verder beschreven in dat artikel). Je kunt hier getallen ontdoen van overbodige karakters of spaties. Ideaal in combinatie met verticaal zoeken. Let wel op! Negatieve getallen worden zo postitief!

Een andere functie om getallen op te schonen zou de functie =VAST() kunnen zijn. Hiermee kun je getallen afronden op een aantal decimalen en wordt het resultaat weergegeven als tekst. Dit is niet hetzelfde als het de celeigenschappen wijzigen.

 

Opschonen van datums

Het opschonen van datums of andere tijdseenheden is ook iets wat je moet kunnen. Hier heb ik eerder een interessant stuk over geschreven. Meer daarover lees je hier: Handigheidjes met datums in Excel 2013.

 

Verdelen en combineren van data

Er zijn een aantal functies waarmee je data uitelkaar kunt halen of kunt samenvoegen. Deze functies staan hieronder verder uitgeschreven.

  • LINKS()
  • RECHTS()
  • DEEL()
  • VIND.SPEC()
  • LENGTE()
  • TEKST.SAMENVOEGEN()

Met de functie =LINKS() en =RECHTS() kan je bepaalde delen van data tonen. Stel je hebt het woord ‘VOORBEELD’ en je wilt alleen de laatste 4 tekens tonen dan kan dat met de functie =RECHTS(). Als uitkomst van deze functie wordt dan de waarde “EELD” getoond. Hetzelfde geldt voor de functie =LINKS() maar dan vanaf de andere kant. Let wel op! Spaties tellen ook als tekens!

Een andere manier om een deel van een tekst weer te geven is door de functie =DEEL() te gebruiken. Hiermee toon je een deel van de tekst vanaf een bepaald punt. Dit lijkt op de functie =LINKS() maar is niet hetzelfde.

Met de functie =VIND.SPEC() kan je in een cel bepaalde tekens vinden, spaties bijvoorbeeld. Hiermee kan je achterhalen op welke plek dit speciale teken in de cel staat en op basis daarvan de tekst scheiden met behulp van =RECHTS() of =LINKS().

De functie =LENGTE() toont hoelang de data in een cel is en toont vervolgens het aantal tekens. Ook hier gelden spaties als tekens.

Als laatste is er nog de functie =TEKST.SAMENVOEGEN(), zoals de naam al doet vermoeden kunnen je bepaalde teksten of cellen aan elkaar plakken. Het geeft hetzelfde resultaat als het gebruik van het & teken.


 

Sneltoetsen in Excel

Als Excel Ninja heb je geen muis nodig. Jij weet alle sneltoetsen uit je hoofd. Een aantal sneltoetsen die ik vaak gebruik staan hieronder mooi op een rij. Handig!

Ik ga er vanuit dat je wel weet hoe je moet kopieren, knippen en plakken, dus die staan er niet bij 😉

 

Combinatie Wat doet het?
CRTL + 1 Celeigenschappen
CTRL + HOME Begin van werkblad
CTRL + END Eind van werkblad
CTRL + D Kopieer bovenste cel
CTRL + R Kopieer linker cel
CTRL + S Opslaan
F9 Opnieuw calculeren
SHIFT + SPATIE Rij selecteren
CTRL + SPATIE Kolom selecteren
CTRL + H Vervangen
CTRL + A Alles selecteren
ALT + = Autosom
CTRL + 9 Verberg de rij
CTRL + 0 Verberg een kolom

 


 

 


 

Meer dan alleen het toepassen van functies

Om een echte Excel Ninja te zijn moet je ook handig zijn in het maken van overzichten en instaat zijn om de data mooi en vooral helder te presenteren zodat anderen, die geen ninja skills hebben, direct begrjipen wat zij zien. Helaas is dit iets wat je niet direct kunt leren of toepassen. Dit kan je of kan je niet. Persoonlijk hou ik mij aan één regel, “Als ik niet weet waar het over gaat, begrijp je dan in 1 minuut wat er in het overzicht staat?” Dit hangt natuurlijk af van wat voor overzicht je maakt en welke handigheidjes je toepast. Een aantal dingen waar je altijd op moet letten zijn;

  • Gebruik lijnen
  • Zachte kleuren, bij voorkeur geen velle kleuren!
  • Gebruik totalen
  • Alleen Vet gedrukte woorden of getallen als dit ook iets toevoegd.
  • Voeg extra kolomen of rijen toe en maak deze smal om zo een ruimtelijk effect te geven
  • Verschillende lettertypes mag, maar pas ze wel toe met een doel. Je kan hiermee bijv. bepaalde groeperingen verduidelijken.
  • Gebruik de juiste leestekens
  • Maak duidelijke kolom en/of rij omschrijvingen
  • Toon datums op een heldere manier, voeg geen dagen toe als deze niet nodig zijn. Toon bijvoorbeeld alleen de maand en het jaar.
  • Rond bedragen af als kleine bedragen er niet toe doen

Ik mis vast nog wel een paar handigheidjes, die hou je van mij tegoed. De boodschap is vooral, het overzicht is pas een overzicht als de opmaak consequent wordt toegepast. Het overzicht volproppen met allerlei kleuren en lijnen helpt niemand.

Hieronder zie je 2 keer de zelfde gegevens maar met andere opmaak. Zie je dat een duidelijk overzicht valt of staat met de juiste opmaak?

Voorbeeld-overzicht-opmaak-lettertype-kleuren2

Voorbeeld-overzicht-opmaak-lettertype-kleuren


Last but not least..

Wat een Excel ninja vooral moet kunnen en misschien wel de belangrijkste skill is, is het helder en duidelijk uitleggen van de functies en werking van alles dat bekend is. Zoals Albert Einstein eens zei; “If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.”.

 


Een Reactie

  1. Brandon
    | Beantwoorden

    Wat een interesant stukje zeg! ik ben zelf ook wel een beetje een ninja

Heb je nog opmerkingen of vragen? Je kunt ze in de box hieronder of op het forum kwijt.